Inviare email non basta per trovare sponsor

Ciao Navigante🚢!

Sono quasi sicuro che tu stia cercando sponsor per la tua squadra, organizzare un evento, lanciare un nuovo prodotto o servizio, o per realizzare il tuo sogno.

Le email a freddo - quelle inviate a persone ed aziende che non ti conoscono - possono essere un modo per avviare la ricerca di sponsor e rompere il ghiaccio, ma non sono sufficienti.

Per trovare sponsor che siano davvero interessati a supportare la tua iniziativa, è necessario un approccio più completo, e quando dico “davvero interessati”, intendo che siano decisamente disposti ad aprire i cordoni della borsa💰.

In questo articolo, ti darò alcuni consigli per migliorare le tue possibilità di successo nella ricerca di sponsor usando le mail.

1) Il valore della ricerca preliminare

Prima di iniziare a contattare le aziende, è importante che tu faccia una breve ricerca per capire quali sono le esigenze e gli interessi delle aziende con cui vuoi prendere contatto. Queste informazioni ti aiuteranno a personalizzare i tuoi messaggi e a dimostrare alle aziende che la tua iniziativa è davvero una valida opportunità per loro.

Ecco alcuni aspetti da considerare nella tua ricerca preliminare:

•  Il settore in cui opera l'azienda. capisci qual’è il settore in cui l'azienda opera, quali sono i suoi obiettivi e le sue sfide a proposito di marketing e proporzione dei loro prodotti o servizi. Puntano sulle prestazioni? sull’affidabilità? sulla presenza capillare dei loro centri di assistenza? Puntano sull’innovazione o osulla tradizione? fatti queste domande per poter creare una proposta ce sia efficacie.

• I valori dell'azienda. Puntare l’intera ricerca di sponsor sui valori etici o sociali non è una buona strategia, ma può essere un ottimo gancio per avvicinarsi alle persone che, all’interno dell’azienda, prendono le decisioni.

• I clienti dell'azienda. Ogni azienda ha un pubblico ideale a cui vuole rivolgersi. Capire a quale pubblico è sono più interessate ti permetterà di mettere in evidenza come la tua iniziativa è in grado di raggiungere proprio per pubblico., il Vostri pubblico comune.

• Studia le loro Sponsorizzazioni precedenti: analizza se ci sono aziende che hanno sponsorizzato progetti simili al tuo negli ultimi anni. Queste sponsorizzazioni potrebbero indicare che hanno un interesse per il tuo tipo di iniziativa e il pubblico che ti segue.

• Risorse (economiche) disponibili: non tutte le aziende sono uguali, quindi considera le risorse finanziarie delle aziende a cui vuoi inviare la tua mail di presentazione. E, magari, modificala un po’. Le aziende che vuoi avere come sponsor devono essere in grado di supportare economicamente la tua iniziativa quindi valuta attentamente se possono contribuire. Avere un contratto di sponsorizzazione che poi non viene rispettato potrebbe farti chiudere.

Una ricerca preliminare accurata ti aiuterà a trovare la combinazione perfetta tra la te e le aziende interessate a sostenere la tua causa.

PLUS: Per ottenere informazioni più precise, telefona alle aziende a cui vuoi inviare la proposta di sponsorizzazioni e chiedi la mail diretta dell’ufficio marketing e il nome del responsabile.

2) L'importanza di un messaggio personalizzato

Dopo aver individuato le aziende potenzialmente interessate, la fase successiva è scrivere un messaggio personalizzato. Questo passo è cruciale per catturare l'attenzione delle aziende e ridurre l'effetto "copia e incolla" che spesso rende le email impersonali.

Ecco alcune linee guida per creare un messaggio personalizzato:

• Saluto personalizzato. Inizia l'email con un saluto che menzioni il nome dell'azienda e, se te lo hanno dato quando hai fatto la ricerca preliminare, anche quello del responsabile marketing. Questo dettaglio dimostrerà che hai fatto una ricerca accurata e la tua iniziativa ha un vero interesse a prendere contatto con la loro azienda.

• Raccontagli la tua storia. Condividi la storia della tua associazione, o di ciò che stai organizzando, e spiega il motivo per cui hai avviato il tuo progetto. Fai emergere la tua passione e la tua dedizione, trasmettendo un senso di autenticità. Le aziende ricevono moltissime richieste di sponsorizzazione e spesso sono solo persone che chiedono soldi promettendo “pubblicità”. Le aziende la pubblicità se la scelgono e se la pagano. Quando decidono di essere sponsor lo fanno anche per qualcos’altro.
  Dimostragli di non essere come tutti gli altri e metti in relazione diretta ciò che fai, con il tuo pubblico e il loro marchio e i loro prodotti.

• Scrivi i benefici per la loro azienda. Metti in chiaro il prima possibile come l'azienda potrà beneficiare dalla sponsorizzazione fatta a te. Mostra un impatto tangibile e fagli capire come potranno sfruttare il tuo progetto per la loro immagine aziendale.
  Comunicare i benefici in modo convincente è essenziale per suscitare interesse.

• Chiamata all'Azione chiara. Concludi l'email con una chiara “Chiamata all'azione”. Digli chiaramente cosa vorresti facessero. Qual è il prossimo passo. Fissare una riunione? farti delle domande? Visitare il sito web della tua iniziativa? Una chiamata all'azione definita aiuta a tenere le porte aperte e quindi a darti la possibilità di un prossimo contatto.

Scrivendo messaggi personalizzati, dimostrerai alle aziende che stai prendendo sul serio la loro potenziale sponsorizzazione e creerai, già nella mail a freddo di presentazione, un collegamento più forte.

Ecco alcuni modi per personalizzare il tuo messaggio:

Utilizza le informazioni che hai raccolto nella tua ricerca preliminare per personalizzare il tuo messaggio:

•  Fai riferimento a specifici prodotti o servizi dell'azienda e spiega al personale aziendale, ai reparti marketing e ai titolari delle aziende come i loro prodotti e servizi potrebbero integrarsi perfettamente in ciò che stai organizzando.

•  Evidenziare i benefici che l'azienda otterrà sponsorizzando la tua iniziativa. per dimostrare al personale aziendale, ai reparti marketing e ai titolari delle aziende come la tua iniziativa potrebbe aiutare la loro azienda a promuovere i proprio prodotti o servizi presso il tuo pubblico.

Ad esempio

•  Se l'azienda opera nel settore dell'istruzione, potresti evidenziare come la tua iniziativa può aiutare a promuovere l'istruzione o l'educazione.

•  Se l'azienda ha valori di sostenibilità, potresti evidenziare come la tua iniziativa è rispettosa dell'ambiente.

•  Se l'azienda si rivolge a un pubblico giovane, potresti evidenziare come la tua iniziativa può aiutare a raggiungere quel pubblico.

3) Statistiche e ricontatti

Dopo aver inviato le email, è importante continuare a seguire i potenziali sponsor per assicurarti che la richiesta sia stata ricevuta, sia stata inoltrata alle persone giuste e sia stata presa in considerazione.

E poi è importante utilizzare le statistiche per migliorare gli invii successivi e ottimizzare il tutto il tuo lavoro.

Cosa fare dopo l’invio delle mail agli sponsor

• Scopri chi ha aperto le tue mail controllando le statistiche che danno tutti i sistemi di invio di mail. MailerLite.com, Sender.net o brevo.com offrono piani gratuiti e sono ottimi per chi vuole cominciare a fare una ricerca di sponsor efficiente.

• Telefona a chi ha aperto il tuo messaggio. Parlare direttamente con un responsabile decisionale è fondamentale per fare in modo che la tua ricerca di sponsor dia i risultati che cerchi. Non aspettare. Alza il telefono e chiama. Attenzione a non risultare insistente. Lo scopo della chiamata sarà rendersi disponibile per dare ulteriori informazioni.

• Ricontatta chi non ha aperto. Analizza le statistiche per individuare chi non ha aperto la tua email. Queste persone potrebbero averla persa o aver bisogno di un promemoria.
  Inviagli nuovamente il messaggio per dare loro un'altra possibilità di leggerlo.

• Rispondi alle domande. Se ricevi risposte dalle aziende, rispondi prontamente. Un dialogo aperto è un segno di interesse e può portare a ulteriori discussioni e chiarimenti.

• Analizza e Adatta: Dedica del tempo all'analisi delle statistiche per capire quali messaggi hanno generato risposte positive e quali no. Utilizza queste informazioni per migliorare i tuoi futuri messaggi. L'analisi costante e l'adattamento sono chiave per un processo di ricerca di sponsor più efficace.

• Invia altre email per dare alle aziende sempre più informazioni sulla tua iniziativa e sulla tua capacità di trasferire il loro messaggio. Servirà anche a far vedere che sei in grado di far vedere i loro prodotti e servizi al tuo pubblico (perché hai una newsletter per il tuo pubblico vero?).

In doppio vantaggio di una ricerca di sponsor efficiente

Immagina di fare una ricerca preliminare approfondita su aziende potenzialmente interessate a sostenere la tua iniziativa. Questo significa conoscere i loro valori, il pubblico di riferimento e la loro storia di sponsorizzazioni passate. Ora, immagina di scrivere un messaggio personalizzato che parla direttamente alle aziende, dimostrando che hai fatto i compiti e che condividi con loro una visione comune.

Immagina poi di inviare queste informazioni mirate, con le persone che effettivamente prendono le decisioni nelle aziende. Questa è la chiave per ridurre i tempi della trattativa e ottenere importi più generosi.

Ecco perché:

1. Stai uscendo dalla massa di iniziative che chiedono soldi alle aziende a "mani tese". Non stai solo guardando l'insegna o il parcheggio pieno di macchine. Stai offrendo qualcosa di più: un collegamento autentico con il tuo pubblico che, gli avrai dimostrato, è molti simile a quello che interessa loro.

2. Dimostrari che conosci le basi del marketing e questo è fondamentale. Le aziende vogliono investire in sponsorizzazioni per migliorare la loro visibilità e raggiungere il loro pubblico target. Solo chi dimostra di aver compreso questo obiettivo, diventerà una scelta attraente e affidabile.

In poche parole, la ricerca preliminare, i messaggi personalizzati e il contatto diretto con le persone giuste saranno il tuo biglietto da visita per una trattativa di sponsorizzazione di successo.

Mantieni il focus su questi elementi, e vedrai crescere velocemente il supporto alle tue iniziative

Cosa fare adesso con le tue mail

Le email a freddo sono un buon punto di partenza per la ricerca di sponsor, ma per aumentare le tue possibilità di successo, oltre a fare una ricerca preliminare, personalizzare il messaggio e seguire le aziende dopo l’invio.

Se segui questi consigli, sarai sulla buona strada per trovare sponsor che siano interessati a supportare la tua iniziativa.

La ricerca di sponsor del 2024 e degli anni che verranno oltre a questo approccio con le mail a freddo, richiederà anche l'utilizzo del web, dei social e dei loro influencer, oltra alla fondamentale misurazione dei risultati pubblicitari e alla diversificazione delle fonti di finanziamento.

Ma per ora, seguendo le strategie che ti ho descritto per l’invio delle mail, potrai aumentare le possibilità di trovare sponsor davvero interessati alla tua iniziativa.

Se vuoi ricevere altre idee utili e consigli pratici sulla ricerca di sponsor, ti invito a iscrivervi a Sponsor Ship.
Facendolo riceverai la guida gratuita per scrivere una lettera agli sponsor che funzioni davvero.
Non perdete questa occasione per imparare come trovare più sponsor, più velocemente e con budget più alti!

Esempio di un messaggio personalizzato.

Usando sistemi di mail marketing per l’invio della mail, oltre alle ststistiche puoi automatizzare la personalizzazione dei messaggio, così che tu non debba farlo a mano ogni volta.

Navigante🚢, spero che questi consigli ti siano utili nella tua ricerca di sponsor.
Se hai delel domande, usa i commenti o scrivimi.

Ciao.

Patrizio